¿Qué es el Time Blocking?

El Time Blocking es una técnica de productividad que se utiliza para tener una mejor gestión de nuestro tiempo. Básicamente consiste es hacer una planificación de tu día de forma adelantada, reservando bloques de tiempo para hacer una tarea determinada.

Cada uno de estos bloques de tiempo va a tener una temática específica y diferente uno de otro; para saber así que tenemos que ir haciendo en cada uno de estos segmentos de tiempo.

El objetivo principal de esta técnica es evitar los saltos de tarea en tarea, que muchas veces hacemos de forma inconsciente. Cada uno de estos bloques contendrá tareas específicas las cuales deben realizarse, sin ir yendo y viniendo en distintos temas. Por ejemplo: revisar los mails, la idea es que tengas un bloque a lo largo de tu día destinado a esto y no que vayas revisándolo de manera sistemática quince veces durante una jornada.

Básicamente vamos a dividir nuestro día en secciones, que nos permitirán guiar lo que debemos hacer cada hora y no distraernos con interrupciones, ni perder de vista nuestras tareas.

¿Por qué debería usar el Time Blocking?

Es una técnica muy fácil de aplicar, y te va a permitir optimizar la gestión de tu tiempo.

Podés definir cómo va a ser tu día en base a tus prioridades y necesidades. El sistema se adapta a vos.

Evita el desgaste mental que implica saltar continuamente de una actividad a otra.

Permite medir tu productividad de forma rápida y visual. Ya que cada vez que termine una sección de tiempo podrás ver lo que quedó pendiente.

Si trabajas de forma independiente, te va a permitir “cortar” el trabajo en el tiempo justo de la sección. Basta de esas jornadas eternas, donde terminas de trabajar a las 21 hs. todos los días.

Podés planificar de manera semanal y diaria tus actividades lo que te permitirá monitorear tus avances y aplicar una mirada estratégica.

¿Cómo utilizar el Time Blocking?

Planificar Semanalmente

Es importante frenar el ritmo de la rutina diaria, y poder encontrar un rato para vos mismo, tus tareas y proyectos. Un tiempo en el que puedas dedicarte a planificar tus días, tus prioridades y tus objetivos; así podrás ver si estás avanzando en lo importante y no en lo urgente. Lo recomendable es hacerlo los días domingos o los lunes a primera hora.

Dejar todo Asentado

Un error muy común es dejar cosas fuera de tu planificación semanal, y esto está mal, TODO tiene que estar incluido. Acordate de asignar tiempo para tus actividades personales, tus hobbies, tus salidas, encontrá un lugar en tu semana para todo lo que querés hacer y déjalo plasmado. De esta manera vas a evitar que queden cosas en el limbo, que luego no se lleven a cabo.

Podés diferenciar el tipo de actividad por colores, por ejemplo, algunas pueden estar separadas por: ocio, trabajo, familia, actividades del hogar, etc.

Divide tus tareas proactivas y reactivas en bloques

Las tareas proactivas son consideradas aquellas que a medida que se realizan te permiten ir acercándote a tus objetivos finales. Son tareas que importan para tu proyecto o trabajo, aunque por ahí no son tan urgentes. Mientras que en el lado reactivo tenemos aquellas tareas que son rutinarias como contestar mails, reuniones, llamadas, etc. Este tipo de tareas hay que agruparlas en un bloque único.

Empezá por lo primero

Es clave iniciar tu día con aquellas tareas que son más importantes, por lo cual tu primer bloque tiene que ser aquel que sea más relevante para tu proyecto. ¿Por qué? Porque a primera hora usualmente tenemos más energía y estamos más lúcidos, a medida que pasa la jornada nuestra energía va decayendo.

Aprender a calcular el tiempo

Es muy probable que las primeras veces que emplees esta técnica te encuentres con dos posibilidades, la primera que el tiempo te sobre dentro de un bloque y la segunda que no te alcance. Medir el tiempo que te lleva cada tarea es una buena manera de ir sabiendo cómo calcular un bloque específico, por ejemplo. Pero es real que las primeras veces probablemente necesites ir haciendo varios ajustes.

Al principio quizás te convenga empezar con bloques más amplios y luego ir achicándolos.

Calcula los imprevistos

Muchas veces ocurren imprevistos, me animo a decir que la mayoría de las veces. Es por eso que dejar tiempo para reacomodar tus tareas en caso de que algo fuera de tu control ocurra es vital. Puede ser que se te corte Internet, que te demores con una tareas o que te engripes y no puedas trabajar; por eso necesitas contar con tiempo extra para reacomodar tus tareas. Deja siempre al menos dos bloques semanales vacío para contratiempos, preferentemente los días viernes.

Concéntrate

La clave básica para lograr que este sistema funcione es que el tiempo dentro de un bloque sea productivo. Para esto necesitamos reducir distracciones al máximo. Algunas acciones que podemos realizar son: apagar las notificaciones del celular, cerrar el mail, cerrar pestañas en el navegador, poner el teléfono de la oficina en silencio, etc.

Ya tenemos todos los ítem necesarios para empezar a utilizar esta técnica, la idea es que la pruebes al menos dos semanas y luego puedas ver que tal te funciona.

Si quieren que explique cómo utilizar este sistema en Google Calendar, los invito a ¡dejármelo dicho en los comentarios!

Un beso.

¿Qué es un Mapa Mental?

Un mapa mental es un diagrama que se utiliza para hacer más sencilla la visualización de ideas de forma esquematizada. Estas se van a encontrar vinculadas entre sí, y permitirán en su conjunto explicar el contenido de un tema específico.

Es una herramienta comúnmente utilizada para procesos de aprendizaje, mediante el uso de una palabra clave o tema principal, que se ubica como ítem central y del cual se van desprendiendo múltiples conceptos de forma ramificada.

Se basa en tener un diseño muy visual que permita conectar conceptos y asimilar fácilmente los puntos principales de un tema, ya que sintetiza la información al extremo.

Técnicas de Productividad

Hoy vamos a ver 5 técnicas de productividad, que te ayudarán a realizar tus tareas de manera más eficiente.

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La primera de nuestras técnicas ya la hemos nombrado en otro de nuestros videos y es:

Pomodoro.

La técnica del Pomodoro

Su creador, el italiano Francesco Cirillo, la llamó así por el típico reloj de cocina en forma de tomate que utilizaba cuando desarrolló la técnica a finales de los años 1980.

El objetivo de la técnica es concentrarnos en una tarea que elijamos sin distraernos hasta que la hayamos terminado. Pero la técnica también puede ayudarnos a conocer cuánto tiempo nos llevan ciertas tareas. Este aprendizaje nos permitirá mejorar nuestra planificación.

La técnica del Pomodoro puede ser útil para enfrentarnos a tareas difíciles que tendemos a postergar.

¿Cómo utilizarla?

El tiempo dedicado a una tarea se divide en llamados “Pomodoros”, es decir franjas de 25

minutos. Después de un Pomodoro se descansa unos 5 minutos. Cada cuatro Pomodoros se

realiza una pausa más larga de 20 a 30 minutos.

El principio de Pareto

Este principio recibe su nombre del ingeniero, sociólogo, economista y filósofo italiano Vilfredo Pareto. Expuso este principio en el siglo XIX en un estudio del reparto de la riqueza entre la población por el cual el 20% de la población se repartía el 80% de la riqueza y tenía el 80% de la influencia política.

Desde entonces se ha descubierto que el principio de Pareto, también conocido como regla 80/20, se puede aplicar a muchos ámbitos de la vida. Se ha ido introduciendo en la gestión de almacenes, la ingeniería, la informática y otros campos para mejorar el uso de los recursos y con ello la productividad.

¿Cómo utilizarlo?

El principio de Pareto consiste en que el 20% del esfuerzo trae el 80% de los beneficios. Aplicado a la productividad personal conseguiremos aproximadamente un 80% de los resultados con el 20% de las tareas importantes.

Aunque los porcentajes puedan variar, este principio nos puede ser muy útil para mantener el foco en lo importante. En lo que al trabajo se refiere, pregúntate cuáles de las tareas que realizas son las que más aportan a los objetivos y los resultados que quieres obtener.

También puedes aplicar la regla 80/20 a tu vida personal. Considera cuáles son las

actividades y relaciones que más aportan a tu bienestar.

Lo bueno y lo malo del principio de Pareto

El principio de Pareto nos permite reflexionar sobre todos nuestros quehaceres y evaluar si estamos enfocando de la manera más productiva nuestros esfuerzos.

La matriz de Eisenhower - Metodo Urgente/Importante

Esta matriz fue creada por el ex-presidente de los EE.UU. Dwight D. Eisenhower y difundida por Stephen Covey, autor de “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”.

Se trata de clasificar las tareas en función de su importancia y urgencia. Para determinar la importancia de una tarea pregúntate hasta qué punto contribuye con tus prioridades y a alcanzar tus objetivos. En cuanto al nivel de urgencia considera el plazo de entrega y qué consecuencia tendría no realizar la tarea en plazo.

¿Cómo utilizarla?

Evaluando las tareas por su grado de importancia y urgencia obtendremos cuatro tipos:

1. Importante y urgente

Las tareas de esta categoría serán las primeras de nuestra lista. No solamente urge que las hagamos sino también nos ayudarán a alcanzar nuestros objetivos.

2. Importante pero no urgente

En esta categoría caen las tareas importantes para nuestros objetivos que no tienen un plazo de entrega ajustado. Para evitar aplazarlos cada vez que surge algo más urgente recomiendo que las planifiques. Resérvate ventanas de tiempo en la agenda para no descuidar este tipo de tareas.

3. Urgente pero no importante

Este tipo de tareas tendrán un plazo de entrega ajustado por lo que se deberán realizar cuanto antes. Sin embargo no forman parte de tus prioridades o no son importantes para tus propios objetivos. Aquí caben dos posibilidades. ¿Puedes delegarlas a otra persona? Si no es así deberás acometerlas después de las tareas de tipo 1, es decir las importantes y urgentes.

4. Ni importante ni urgente

En el caso de este tipo de tareas la primera pregunta será si realmente hay que realizarlas.

Lo bueno y lo malo de la matriz de Eisenhower

Añade el componente del plazo de tiempo disponible para su realización. Nos obliga, por tanto, a valorar la real urgencia de los imprevistos y asuntos que surgen. Debemos tener claras nuestras prioridades y nuestros objetivos para poder aplicar correctamente la matriz de Eisenhower.

Utilizar la propia matriz en el día a día puede ser algo incómodo. Puede usarse mensual.

Getting Things Done (GTD)

Esta técnica fue desarrollada por David Allen en los años 1980.La traducción al español está disponible bajo el título “Organízate con eficacia (Getting Things Done)”.

El objetivo de esta técnica es reducir la sensación de sobrecarga, mejorando el foco, la

claridad mental y el rendimiento.

¿Cómo aplicar GTD?

Esta técnica consta de cinco pasos.

1. Capturar

Anotar la información que recibimos, ideas que tenemos, tareas y recados que se nos ocurren.

2. Aclarar

Se trata de procesar toda la información capturada preguntándose si podemos tomar acción al respecto. En caso afirmativo hazlo en el momento si te lleva menos de dos minutos. Si lleva más de dos minutos delega la tarea o anótala en una lista para realizar más adelante. Cuando no puedas tomar acción decide si archivar, incubar o tirar la información.

3. Organiza

El tercer paso es organizar las acciones categorizándolas en listas de tareas temáticas. David Allen propone crear listas según lugar de realización o tipo de tareas como por ejemplo correos a enviar, llamadas a realizar, recados a hacer.

4. Reflexiona

Este paso consiste en revisar las listas de tareas para decidir la siguiente acción. David Allen recomienda revisar las listas tan a menudo como sea necesario para tener la tranquilidad de que no se nos escapa nada. Además cada semana deberíamos hacer un repaso para actualizar las listas, hacer limpieza y despejar la cabeza.

5. Actúa

El quinto paso es tomar acción, es decir realizar la tarea que hemos decidido acometer.

Lo bueno y lo malo de GTD

Las personas que han conseguido implementar esta técnica juran sobre sus beneficios. Sin

embargo, lleva tiempo acostumbrarse a ella. Además requiere un esfuerzo inicial.

Si nos cuesta diferenciar las tareas importantes la recomendación de realizar tareas que llevan menos de dos minutos enseguida conlleva cierto riesgo. Podemos acabar gastando

demasiado tiempo en pequeñas tareas o realizar tareas bajo este pretexto que en realidad nos llevan más de dos minutos.

Ley de Parkinson

La última en realidad no es una técnica de productividad, pero les será de utilidad a la hora de planificar tus tareas. Y donde convergen todas las técnicas antes mencionadas.

¿Qué es la ley de Parkinson?

Cyril Parkinson, británico historiador del siglo XX, planteó tres afirmaciones extraídas de la experiencia diaria. De ella utilizaremos la primera:

1. Esta sostiene que “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”, es decir, que cuanto más tiempo se tiene para realizar una tarea, más tiempo se tarda en llevarla a cabo, dando lugar a una reducción del esfuerzo.

¿Cómo administrar el tiempo en el trabajo aplicando la ley de Parkinson?

– La regla de los dos minutos.  La regla de los dos minutos es una norma muy básica, aunque eficiente. Desarrollada por el experto en productividad David Allen, sostiene que toda tarea que requiera poco tiempo (un máximo de 2 minutos), debe realizarse de inmediato, evitando planificarla. Así, se ahorra tiempo, se reduce la cantidad de temas pendientes y ayuda a crear hábitos y rutinas de trabajo.

– La técnica Pomodoro. Basada en la filosofía del time boxing, el italiano Francesco Cirillo creó este método con el fin de fijar un tiempo máximo para conseguir objetivos, tomar decisiones y realizar tareas. Se basa en usar un reloj para dividir el tiempo de trabajo en intervalos de 25 minutos, denominados “pomodoros”. Por cada “pomodoro”, corresponden 5 minutos de descanso, y por cada 4 periodos de trabajo, el tiempo de desconexión es mayor, entre 15-20 minutos. Es necesario que en el tiempo dedicado al trabajo no haya ningún tipo de distracción, al igual que en los tiempos de descanso no se realicen esfuerzos mentales. Su objetivo es fomentar la agilidad mental y evitar el cansancio intelectual.

– Principio de Pareto. También conocido como “regla del 80/20”, este método fue creado por el economista y filósofo Vilfredo Pareto y expone que el 80% de los resultados de una tarea proviene del 20% del esfuerzo y tiempo dedicados. La clave de este principio reside en focalizar la dedicación en ese 20%, prestando menos atención al 80% restante. De esta forma se consigue, por un lado, mayor esfuerzo en menor tiempo, y por otro, se consigue distinguir lo esencial de lo secundario.

Bueno, eso ha sido todo por hoy, espero las distintas técnicas les hayan resultado interesante y puedan probarlas, para ver cual se adapta más a sus necesidades.

Los invito a ver el vídeo en el cual explico más detalladamente cada una de estas técnicas y a dejarme en los comentarios si han tenido alguna experiencia con estos métodos o si les gustaría probarlas.

¡Les mando un beso grande!

If this then that: Herramienta de Automatización

¿Querés automatizar procesos que haces de manera rutinaria con tu celular o computadora? ¡HOY VAMOS A VER  CÓMO!

¿Creías que para automatizar algo en Internet necesitabas ser un experto programador? YA NO! Hoy te explico cómo utilizar If this Then That. ¡Una de las mejores herramientas para automatizar tareas!

¿Qué es? 

Permite crear y programar acciones para automatizar diferentes tareas y acciones en Internet, ​ desde su sitio web y también desde su aplicación móvil, como por ejemplo, subir a Twitter la misma foto que se colocó en Facebook, Telegram o Instagram.

Crear recetas

Ejemplos:

• Escribe un mensaje de texto a tu teléfono para encontrarlo.
• Comparte inmediatamente las fotos de una red social a otra.
• Calcula el tiempo que estás en un lugar.
• Sincroniza las fotos de perfil de distintas cuentas.
• Silencia el celular a la hora de dormir o llegar al trabajo.
• Recibe una notificación cuando vaya a llover.
• Desactiva el wifi al salir de tu casa.
• Enciende un aparato eléctrico automáticamente al ponerse el sol.
• Guardar nuestras fotos etiquetadas en Google fotos.
• Publicar nuestros artículos de blog en una red social.
• Guarda los tweet que publiques en un Drive.
• Retwittea los tweets de una cuenta específica de manera automática.
• Envía un tweet automatizado para nuevos seguidores.
• Crear recordatorios automáticos de mails destacados.
• Comparte en twitter los temas que marques como favoritos en Spotify.
• Haz un backup de tus contactos en un Drive.
• Sube el volumen al máximo después de una llamada perdida.
• Sube el volumen al máximo cuando te llama un número.

¿Cómo creo una receta?

Y ahora que ya conocen esta herramienta, ¿cómo creen que podrían simplificar sus actividades diarias con ella?

¿Qué tipo de recetas crees que pueden utilizar?